Erste Schritte

Um den Einstieg in Ventengo-COSPACE® zu erleichtern, haben wir die wichtigsten Schritte aufgeführt. Sollten noch Fragen offen sein, stehen wir gerne per E-Mail zur Verfügung: info@cospace.de.

  1. Eine COSPACE®-Nummer anlegen
  2. Versand und Empfang von Faxen
  3. Sprachnachrichten abhören
  4. Anlegen einer Telefonkonferenz
  5. Themen I: Objekte sortieren
  6. Mit anderen COSPACE®-Usern verbinden
  7. Chat
  8. Themen II: Objekte mit anderen COSPACE®-Usern teilen
  9. Visitenkarten
  10. Laufwerke
  11. Präsentationen

1. Eine COSPACE®-Nummer anlegen

Die COSPACE®-Nummer ist Deine zentrale Rufnummer für Conference, E-Fax und Deine Mailbox. Du kannst bis zu drei COSPACE®-Nummern einrichten. Bei Ventengo-COSPACE® werden Dir geografische Rufnummern aus Deinem Ortsnetz bereitgestellt. Bei der Vergabe erfassen wir, entsprechend dem Telekommunikationsgesetz, Dein Geburtsdatum und Deine Adresse.

Um schnell und einfach eine geografische Rufnummer einzurichten

  • Klicke rechts oben auf das Kästchen für Dein Profil und in Einstellung auf "Nummern" (Abb. 1)
  • Es öffnet sich ein Fenster, in das Du Dein Geburtsdatum und Deine Adresse eingibst. (Abb. 2)
  • Danach öffnet sich ein Fenster wo Du ein Dokument hochladen kannst. Der Verifizierungsprozess ist aus rechtlichen Gründen notwendig. Hierzu benötigen wir die Kopie Ihres Personalausweises (Vorder- und Rückseite) oder die aktuelle Rechnung Ihres Energieversorgers. Diese Angaben werden dann mit Deinen zuvor gemachten Angaben verglichen und verifiziert. Dieser Vorgang kann unter Umständen einige Tage dauern, Du wirst nach Beendigung per E-Mail informiert. Anfragen zum Verifizierungsprozess können leider nicht beantwortet werden. Nach Prüfung Deiner Daten kannst Du die Rufnummer bestellen.
  • Passend zu Deiner Adresse wird vom System automatisch eine Rufnummer gewählt. Sie wird Dir zusammen mit einem vierstelligen Code angezeigt. (Abb. 3)
  • Du rufst die angezeigte geografische Rufnummer an und gibst über Deine Telefontastatur den vierstelligen Code ein.
    (Hinweise: Bei diesem Anruf einer regulären Festnetznummer entstehen Kosten bei Deinem Festnetz- oder Mobilfunkanbieter, wenn du keine Festnetzflatrate hast. Aus Gründen der rechtlich notwendigen Authentifizierung speichert QSC die Verbindungsdaten zu diesem Anruf.)
  • Die Nummer wird innerhalb weniger Minuten freigeschaltet. Du kannst die aktiven Dienste E-Fax, Mailbox, Telefonkonferenz oder Ansage per Klick auf „Ein“ oder „Aus“ festlegen und nutzen. (Abb. 4)
  • Bei Bedarf kannst Du Dir nach der Aktivierung Deiner ersten Rufnummer zwei weitere COSPACE®-Rufnummern einrichten.

Am besten richtest Du die Mailbox und die Conference auf unterschiedlichen Nummern ein; dann erreicht der Anrufer direkt den entsprechenden Dienst. In Einstellungen unter „Ich“ kannst du zwischen deutsch und englisch wählen, entsprechend erfolgen die Ansagen für die Telefonkonferenz und Mailbox auf deutsch oder englisch.

Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 1 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 2 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 3 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 4
Screenshots COSPACE®-Nummer anlegen (click to zoom)

2. Versand und Empfang von Faxen

Du kannst mit dem E-Fax pro Monat 10 Faxseiten kostenlos ins Inland versenden. Zu versendende Dokumente müssen dir dafür im PDF-Format vorliegen.

Um ein Fax zu versenden

  • Klicke in der Navigationsleiste auf das Symbol für "Faxe" (Abb. 5) und anschließend auf "Neues Fax".
  • Im Detailfenster auf der rechten Seite kannst du dem Fax im Feld "Beschreibung" einen Namen geben. Dieser kann zur besseren Übersicht innerhalb von Ventengo-COSPACE® dienen und wird nicht an den Empfänger übermittelt.
  • Ziehe dein PDF-Dokument per Drag & Drop in die Wolke (Abb. 6) oder füge das Dokument per Upload ein. Nachdem die Datei hochgeladen wurde, kannst du das Format wählen, in dem das Fax versendet werden soll. Du musst nur ein Häkchen setzen, wenn du ein Foto oder ein Dokument im Querformat versenden möchtest. Klicke anschließend auf "Speichern" (Abb. 7).
  • Gib neben der Faxvorschau die Rufnummer des Empfängers ein und klicke auf "Senden" (Abb. 8). In der Faxansicht kannst du dir rechts über das Druckersymbol einen Sendebericht herunterladen.

Bitte beachte, dass dem Fax ein Deckblatt beigefügt wird, welches Informationen über das Fax und ein COSPACE®-Logo enthält.

Du kannst mit dem E-Fax unbegrenzt Faxe empfangen. Ein neu empfangenes Fax erscheint an oberster Stelle mit fett gedrucktem Titel, wenn du in der Navigationsleiste auf das Symbol für "E-Faxe" klickst. In der Faxansicht kannst du das Fax über das Download-Symbol als PDF herunterladen.

Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 5 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 6 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 7 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 8
Screenshots Versand und Empfang von Faxen (click to zoom)

3. Sprachnachrichten abhören

Eine neu empfangene Sprachnachricht erscheint an oberster Stelle mit fett gedrucktem Titel, wenn du in der Navigationsleiste auf das Symbol für "Mailbox" klickst. Wähle eine Nachricht aus, um sie über das Abspiel-Symbol in der Ansicht auf der rechten Seite anzuhören.

Du kannst Sprachnachrichten direkt über ein Telefon abhören, indem du deine entsprechende COSPACE®-Nummer wählst und während der Ansage die Sternchentaste drückst. Gib deine vierstellige PIN ein und wähle die [1], um deine vorhandenen Nachrichten anzuhören. Die PIN hinterlegst du in deinem COSPACE®-Account oben rechts unter "Profil". Die eingetragene PIN ist für all deine COSPACE®-Nummern gültig.

4. Anlegen einer Telefonkonferenz

  • Klicke in der Navigationsleiste auf das Symbol für "Konferenzräume" und den Button "Neuer Konferenzraum" (Abb. 9).
  • Im Detailfenster auf der rechten Seite gibst du dem Konferenzraum im Feld "Beschreibung" einen Namen und darunter eine individuelle vierstellige PIN.
  • Klicke auf "Speichern". Dieser Konferenzraum steht dir sofort zur Verfügung.
  • Optional kannst du den Konferenzraum auch deaktivieren oder generell neue Teilnehmer für diesen Konferenzraum stummschalten.

Du kannst für eine COSPACE®-Nummer verschiedene Konferenzräume anlegen, indem du ihnen unterschiedliche Beschreibungen und PINs gibst.

Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 9
Screenshots Anlegen einer Telefonkonferenz (click to zoom)

5. Themen I: Objekte sortieren

Themen sind das zentrale Element zur Organisation Deiner Daten in Ventengo-COSPACE®. Du kannst einem beliebigen Objekt (zum Beispiel einem Telefonkonferenzraum oder einem Fax) ein Thema zuordnen.

  • Klicke hierzu auf das Objekt, dem Du ein Thema hinzufügen möchtest, und klicke unterhalb des Objekts auf die Schaltfläche "Thema hinzufügen".
  • Es öffnet sich der Themen-Browser. Hier kannst Du entweder ein bestehendes Thema auswählen (Abb. 10) oder durch Eingabe eines neuen Namens ein neues Thema erzeugen (Abb. 11).

Um Objekte nach einem Thema zu filtern

  • Klicke auf das dunkelgraue Themen-Symbol neben der Navigationsleiste und wähle das gewünschte Thema aus.
  • Zu dem ausgewählten Thema werden jetzt auf der linken Seite alle Objekte angezeigt, die das Thema tragen.
  • Wenn Du nicht in der Übersicht aller Objekte, sondern in einem einzelnen Dienst nach einem Thema suchst, werden Dir entsprechend nur die Objekte des einzelnen Dienstes angezeigt (Faxe, Mailbox-Nachrichten, etc.).
  • Um den Themen-Filter aufzuheben, klicke auf das kleine „x“-Symbol.

Objekte verknüpfen

Die Sortierung von Inhalten ist auch über die Funktion „Objekte verknüpfen“. Sie ist unterhalb des Objektes zu sehen. Verknüpfte Objekte werden direkt in der Ansicht aufgelistet. Du kannst Objekte, die inhaltlich zueinander gehören, einfach per Drag & Drop oder über „Hinzufügen“ aus der linken Übersicht mit dem aktuellen Objekt verknüpfen.

Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 10 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 11
Screenshots Thema hinzufügen und danach filtern (click to zoom)

6. Mit anderen COSPACE®-Usern verbinden

Ventengo-COSPACE® bietet dir die Möglichkeit, dich mit anderen COSPACE®-Usern zu verbinden und mit ihnen Objekte zu teilen. Du verbindest dich mit anderen, indem du Verbindungsanfragen verschickst oder erhaltene Verbindungsanfragen annimmst.

Um eine Verbindungsanfrage zu verschicken

  • Klicke rechts oben auf Dein Bild bzw. Deine Initialen und im Untermenü auf "Verbindungen" oder neben deinem Profil auf das Verbindungszeichen (Abb. 12).
  • In der folgenden Ansicht klickst du auf "Verbindungsanfrage per E-Mail verschicken" (Abb. 13). Du kannst die Anfrage
    • entweder über dein E-Mail Programm versenden. Dann wird automatisch eine E-Mail mit Einladungstext sowie Verbindungslink geöffnet. Du musst nur noch den gewünschten Adressaten einfügen.
    • Oder auf einem anderen Weg senden, indem du den Verbindungslink kopierst. (Abb. 14)

Um eine erhaltene Verbindungsanfrage anzunehmen

  • Folge entweder dem Link in der E-Mail. Dann wird dir die Einladung angezeigt, die du annimmst, wenn du auf "verbinden" klickst. (Abb. 15)
  • Oder kopiere den kryptischen Code am Ende des erhaltenen Verbindungslinks in der Ansicht "Verbindungen" in das Feld "Einladungscode eingeben". Rechts daneben klickst du auf das Feld "Einladung einsehen", um sie zu prüfen. Du bestätigst die Einladung mit einem Klick auf "Verbinden".
Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 12 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 13 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 14 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 15
Screenshots Mit anderen COSPACE®-Usern verbinden (click to zoom)

7. Chat

Ventengo-COSPACE® bietet Dir eine Chatfunktion, um einfach kurz etwas abzustimmen oder eine Info zu geben. Du kannst gleichzeitig mehrere Chaträume geöffnet haben und mit anderen COSPACE®-Usern chatten, mit denen Du bereits verbunden bist (siehe Punkt 6).

Um einen Chat zu eröffnen

  • Klicke rechts oben neben Deinem Profil auf das Chatsymbol (Abb. 16) und den Button „Neuer Chatraum“ (Abb. 17).
  • Wähle per Auswahlliste Deine/n Chatpartner aus allen COSPACE®-Usern, mit denen Du bereits verbunden bist (Abb. 18).
  • Hinzugefügte Chatpartner werden direkt in ihrem COSPACE®-Account benachrichtigt.
  • Du siehst, ob ein Chatpartner eingeloggt ist (grüne Markierung) oder gerade etwas in Eurem gemeinsamen Chatraum schreibt (Tastatur) (Abb. 19 und Abb. 20).
  • Neue Chatnachrichten werden nicht nur im Chatraum, sondern auch in einem PopUp in Deiner COSPACE®-Oberfläche angezeigt und das COSPACE®-Tab blinkt.
  • Du schließt einen Chatraum über das „x“, dass in der Liste aller Chaträume rechts neben jedem Chatraum steht. (Chaträume bleiben ansonsten über das Ausloggen hinweg erhalten.)

Du kannst einer anderen Person direkt aus einem Chatraum eine Einladung schicken, um Dich mit ihr zu verbinden. Bewege dazu die Maus über das Bild bzw. die Initialen der Person.

Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 16 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 17 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 18 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 19 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 20
Screenshots Mit anderen COSPACE®-Usern verbinden (click to zoom)

8. Themen II: Objekte mit anderen COSPACE®-Usern teilen

Die unter Punkt 5 vorgestellten "Themen" bieten neben einer Filterfunktion auch die Möglichkeit, Objekte mit anderen COSPACE®-Usern zu teilen.

Um die gewünschten Berechtigungen an andere User zu vergeben

  • Klicke auf das Thema (an einem Objekt oder indem Du das Themen-Symbol neben der Navigationsliste und das entsprechende Thema anklickst). Das Thema öffnet sich in einem kleinen Fenster.
  • Über "Benutzer hinzufügen" (Abb. 21) kannst Du andere COSPACE®-User hinzufügen und Ihnen die gewünschte Berechtigung geben. Dazu musst Du mit dem User bereits verbunden sein (siehe Punkt 6 "Mit anderen COSPACE®-Usern verbinden").

    Du kannst zwischen folgenden Berechtigungen für Objekte auswählen:
    • Leserechte
    • Schreibrechte
    • Weitergaberechte (Abb. 22)

Wenn Du darüber hinaus den anderen Usern die Möglichkeit geben möchtest, dieses Thema selbstständig an eigene Objekte zu heften, kannst Du diese Freigabe durch Anklicken des Feldes "dieses Thema darf von allen Berechtigten verwendet werden" erteilen (Abb. 23)

Objekte verknüpfen

Du kannst Objekte ausschließlich über Themen mit anderen Usern teilen. Wenn Du zur besseren Übersicht Objekte verknüpft hast (siehe Punkt 5), werden anderen Usern ausschließlich die Objekte angezeigt, für die sie über Themen berechtigt sind.

Einzelfreigaben

Du kannst in Einzelfällen einem anderen User Lese-, Schreib- oder Weitergaberechte geben, ohne ein Thema anzulegen bzw. ohne ihn zu einem vorhandenen Thema hinzuzufügen. Verwende in diesem Fall die Einzelfreigabe. Das Feld findest Du direkt rechts neben den Themen. Über eine Auswahlliste kannst Du den entsprechenden User, mit dem Du bereits verbunden bist, einfügen und ihm die gewünschte Berechtigung erteilen (Abb. 24).

Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 21 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 22 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 23 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 24
Screenshots Objekte mit anderen COSPACE®-Usern teilen (click to zoom)

9. Visitenkarten

Kontakte bzw. Visitenkarten sind Objekte, die du für dich selbst anlegst oder die du, wie z. B. Faxe oder Sprachnachrichten, mit anderen Nutzern über Themen teilen und gemeinsam verwalten kannst.

  • Klicke in der Navigationsleiste auf das Symbol für „Kontakte“ (Abb. 25) und anschließend auf "Neue Visitenkarte".
  • Im Detailfenster auf der rechten Seite kannst du die einzelnen Felder nach Bedarf ausfüllen. Du kannst zwischen "Privat" und "Firma" wählen und fünf verschiedene Adresstypen ausfüllen. (Abb. 26 und Abb. 27) Wenn alle Kästchen auf der rechten Seite grün sind, kannst du deinen Eintrag "Speichern".

Die Daten in den Visitenkarten sind nur für diejenigen sichtbar, mit denen du die entsprechende Visitenkarte über ein Thema geteilt hast (siehe Punkt 8 "Objekte mit anderen COSPACE®-Usern teilen").

Die Telefon- und Faxnummern aus den Visitenkarten werden von Ventengo-COSPACE® verwendet, um den Rufnummern von Telefonkonferenz-Teilnehmern oder eingehenden Sprachnachrichten einen Namen zuzuordnen.

Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 25 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 26 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 27
Screenshot Visitenkarten (click to zoom)

10. Laufwerke

Im Storage kannst du Laufwerke anlegen, die dazu dienen deine Dateien sortiert zu speichern und mit anderen COSPACE®-Usern zu teilen. Dir stehen kostenlos 5 Gigabyte Speicherplatz zur Verfügung.

Du kannst für verschiedene Inhalte unterschiedliche Laufwerke anlegen und die Dateien innerhalb eines Laufwerkes in Ordnern gruppieren.

Um ein Laufwerk zu erstellen

  • Klicke in der Navigationsleiste auf das Symbol für "Laufwerke" (Abb. 28) und den Button "Neues Laufwerk".
  • Im Detailfenster auf der rechten Seite gibst du dem Laufwerk im Feld „Beschreibung“ einen Namen und klickst auf "Speichern" (Abb. 29).
  • Ziehe Dateien per Drag & Drop in das Laufwerk oder lade sie über das Wolkensymbol hoch (Abb. 30).

Du kannst in jedem Laufwerk eine Ordnerstruktur anlegen (Abb. 31), die Dokumente umbenennen und wieder löschen. Du kannst ein Laufwerk löschen, indem du im Detailfenster neben der Beschreibung auf den Papierkorb klickst.

Du kannst Dateien oder Ordner von Ventengo-COSPACE® herunterladen, indem du auf das Herunterladen-Symbol ganz rechts neben der Datei oder dem Ordner klickst. Ein ganzes Laufwerk lädst du herunter, indem du das Herunterladen-Symbol in der ersten Zeile anklickst. Ordner und Laufwerke werden dann als .zip komprimiert heruntergeladen (Abb. 32).

Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 28 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 29 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 30 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 31 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 32
Screenshots Laufwerke (click to zoom)

11. Präsentationen

Mit Presentation kannst du anderen COSPACE®-Usern PDF-Dateien online präsentieren.

  • Klicke in der Navigationsleiste auf das Symbol für "Presentation" (Abb. 33) und den Button "Neue Präsentation".
  • Im Detailfenster auf der rechten Seite gibst du dem Laufwerk im Feld "Beschreibung" einen Namen und klickst auf "Speichern" (Abb. 34).
  • Ziehe Dateien per Drag & Drop in das Laufwerk oder lade sie über das Wolkensymbol hoch.
  • Du teilst die Präsentation mit anderen Usern, indem du ein Thema vergibst (Abb. 35) und darüber die gewünschten User berechtigst. Bei allen Personen, mit denen du die Präsentation geteilt hast, erscheint sie im Fettdruck unter "Presentation".
  • Klicke die Präsentation an, die du halten möchtest und in der Detailansicht auf der rechten Seite unter der Vorschauansicht auf "Start". Du gelangst direkt in den Präsentationsmodus (Abb. 36).
  • Die anderen Teilnehmer sehen die Präsentation bei sich auf dem Bildschirm und es blinkt unten in der PDF-Ansicht bei allen Teilnehmern der Name des Moderators.
  • Den Moderationsmodus kann jeder beteiligte User übernehmen per Klick auf "Übernehmen" unter der PDF-Ansicht.
  • Der Moderator kann während der Präsentation einzelne Elemente zeigen, indem er seine Maus als Pointer auf allen Bildschirmen einblendet. Dazu klickt er unter der PDF-Ansicht auf "Pointer" (Abb. 37).
  • Jeder zuschauende Beteiligte kann jederzeit die Präsentation verlassen, sich selbständig durch die Präsentation klicken und dann wieder in die Präsentation einsteigen.
  • Rechts neben der Präsentation werden die Kommentare und Teilnehmer angezeigt.

Nutze die Presentation am Telefon mit einem oder mehreren Gesprächspartnern. Du kannst Presentation auch kombinieren mit der Conference.

Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 33 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 34 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 35 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 36 Ventengo-COSPACE® Erste Schritte Abb. 37
Screenshots Präsentationen (click to zoom)